Como fazer o seu dia render?

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Agenda com tarefas do dia

Como fazer o seu dia render?

Olá,

Tudo bem? Desde que me tornei um (feliz) empreendedor adepto do home office, em Setembro/2015, comecei a procurar um método para organizar bem meu dia-a-dia.

Já tinha experimentado por um tempo o método GTD (Getting Things Done), de David Allen, quando fui coordenador de TI na Infoglobo. Li seu livro Produtividade Pessoal e, na época, me agradou.

Livro Produtividade Pessoal, de David Allen

Livro Produtividade Pessoal, de David Allen

Só que desta vez eu procurava algo um pouco diferente, para eu produzir de forma mais eficaz, mas também me fizesse sentir mais dono do meu tempo, já que eu realmente tinha mais autonomia sobre ele.

Eu já conhecia o autor Cal Newport, professor de ciências da computação na Universidade de Georgetown. Pesquisando sobre o assunto, encontrei em um de seus artigos a sua metodologia de planejamento diário.

O título do artigo logo me chamou a atenção: “The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day” (numa tradução livre, “A importância de planejar cada minuto de seu dia de trabalho“).

Ora, de imediato, discordei! Afinal, onde já se viu querer planejar cada minuto do seu dia?! Lógico que não vai funcionar!

Porém, como já conhecia o autor, e tinha me identificado com ele, resolvi ler o artigo para conhecer o método. Basicamente, ele consiste em, diariamente, planejar as suas atividades, criando e bloqueando fatias de tempo específicas para cada atividade. Durante essas fatias de tempo, concentração e foco total na tarefa definida.

Gostei muito e coloquei em prática! Veja uma agenda diária minha (as partes hachuradas mencionavam nomes que preferi não expor):

Agenda com tarefas do dia 30/11/2015

Agenda com tarefas do dia 30/11/2015

Três preocupações comuns para quem acaba de conhecer o método (eu realmente tive as duas primeiras):

1) Vale a pena mesmo investir tempo nesse planejamento? Segundo o autor, uma semana de 40 horas de trabalho bem distribuído segundo esse método equivale a uma semana de 60 horas de trabalho adhoc. Não sei quantificar, mas minha percepção é de que funciona, mesmo. Quando chego na fatia de tempo de trabalho, simplesmente a executo e não me preocupo com as outras coisas. Ou melhor, digo “não” para as outras coisas. Email fechado, redes sociais fechadas, etc. Dependendo do nível de concentração que preciso, WhatsApp no silencioso também.

2) E aquelas atividades, não planejadas, que eu sei que vão aparecer (geralmente, no meu email)? Neste caso, o autor também recomenda uma solução simples: crie uma fatia de tempo para elas. Por exemplo, 1 ou 2 horas para checar o email e encaminhar as demandas. Ele, inclusive, sugere uma estratégia para a incerteza natural dessas fatias de tempo: “process client requests; if I have downtime during this block, work on project X”.

3) Será que funciona para trabalhos de natureza criativa? Segundo o autor, sim, porque garante uma dedicação consistente de foco e esforço às atividades criativas. Além disso, a tranquilidade por saber que sua agenda está organizada permite você se aprofundar nesses seus “blocos criativos” e gerar mais valor. Eu acrescentaria que você pode também escolher o seu melhor momento do dia para trabalhar nessas atividades. Por exemplo, eu gosto de escrever mais pela manhã e tenho feito assim. E, de fato, saber que eu tenho um bloco de tempo definido para isso, mas também para as minhas outras atividades, no meu caso, me dá muita tranquilidade e prazer para escrever.

Refletindo sobre o método de Cal Newport, vejo algumas práticas parecidas com o método Scrum: bloquear tempo, foco em uma coisa de cada vez, representar visualmente o trabalho, uma divisão clara entre planejar X executar e a flexibilidade para mudanças.

Aliás, falando em falando em planejar X executar, num outro artigo o autor fala sobre planejar o dia seguinte ao final do dia anterior. Isto eu fiz umas poucas vezes e gostei também, mas confesso que ainda não consegui incorporar como hábito.

Sua metodologia na verdade é bem mais abrangente e aborda também o planejamento semanal e a longo prazo. Se você achar interessante, podemos abordar num texto futuro. Espero que tenha gostado. Veja aqui o artigo original do autor sobre o planejamento diário e deixe seus comentários. 🙂

Um abraço,

Fabrício Fujikawa
ViaDigital.Solutions
Métodos de startups aplicados a soluções empresariais


About Author

Fabrício Yutaka Fujikawa

Aplico de forma pragmática metodologias para gerar valor com eficiência. Uso processos de trabalho simplificados, com melhoria contínua e incremental. Sigo metodologias, mas sou receptivo a inovações. Aprecio e pratico a culinária japonesa. Tenho um site em que compartilho minhas experiências: http://cozinhajaponesa.com.br/.

4 Comments

Sérgio Brascher

17/01/2016 at 10:39 pm

Muito legal! Tinha um pouco de resistência a esse tipo de planejamento, mas recentemente tenho tentado fazer algo parecido com que descreveu neste artigo, ainda estou tentando me adaptar, mas já posso dizer que de alguma forma tenho a sensação de estar mais produtivo.

    Fabrício Fujikawa

    18/01/2016 at 12:23 pm

    Fala, Sérgio! Sim, também tenho essa “resistência” em alguns dias… acho que é normal… No meu caso, principalmente nos dias em que penso “tenho tanta coisa para fazer, ainda tenho que fazer esse planejamento!”. Mas o bom disso é que você é obrigado a escrever e perceber que não cabe tudo. E aí tem que priorizar. 🙂

    Abraços!
    Fabrício

Jaconé

13/01/2016 at 10:50 am

Muito interessante essa forma de planejar diariamente suas atividades. É preciso ter uma grande disciplina. Tentarei colocar em prática

    Fabrício Fujikawa

    13/01/2016 at 3:33 pm

    Oi Jaconé,

    Sim, precisa de disciplina, sim… às vezes é chato, admito. As práticas ágeis em geral são assim, né? Simples, mas disciplinadas. O ponto é que tem funcionado bem para mim… vale você fazer uma experiência e avaliar. 🙂

    Abraços,
    Fabrício

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