Monthly Archives: novembro 2016

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Organizando o Trabalho Colaborativo

Reproduzo, abaixo, o artigo “Organizando o trabalho colaborativo” publicado no Projeto #Colabora pelo jornalista Nelson Vasconcelos. Ele traz uma tendência que começa a tomar forma também no Brasil, com ferramentas de apoio ao trabalho colaborativo para equipes de todos os portes e que querem se organizar e se comunicar melhor. Este conceito vem ganhando uma nova categoria definida pelo Gartner: o CWM, Collaborative Work Management.

O artigo mostra também um pouco da nossa experiência em uma iniciativa muito bacana no mundo das startups, através da criação de uma ferramenta de CWM, o Zehnk.

Obs.: Conheça também o Manifesto do Trabalho Colaborativo.

Veja o artigo do Nelson:

Novos softwares ajudam empreendedores a ganhar eficiência

A facilidade da comunicação via internet ajuda a sustentar a crescente onda do trabalho colaborativo – e nada indica que ele vai perder sua força. Mas, tocado de forma colaborativa ou não, não esqueçamos que todo projeto sério precisa de muitas discussões, testes, revisões etc. E a documentação gerada ao longo desses processos costuma ser gigante. É justamente para evitar o caos nesse segmento que começam a surgir softwares para a gestão de trabalho colaborativo – também chamados de CWM (de Collaborative Work Management).

Queremos evitar a dispersão dos dados e a perda de tempo (e produtividade) na sua busca.

Claudio Barizon – Diretor da Zehnk

 

O principal objetivo desses programas é concentrar numa mesma plataforma todas as trocas de informação entre os diversos colaboradores de um mesmo projeto. Imagine, por exemplo, quantas mensagens via e-mail, WhatsApp, Messenger etc são trocadas durante a execução de um mesmo projeto na área de educação. Organizar tudo isso, priorizando os insights positivos, é uma tarefa difícil e delicada.

– Queremos evitar a dispersão dos dados e a perda de tempo (e produtividade) na sua busca – diz Claudio Barizon, diretor da Zehnk, ferramenta de CWM que entrou em operação em setembro de 2016 e rapidamente encontrou um público interessado no assunto.

De fato, é um mercado promissor. Barizon calcula que ele pode chegar a dois bilhões de pessoas nos próximos anos. Não por acaso, muitos desenvolvedores de softwares já estão oferecendo suas soluções. É o caso das americanas Clarizen, Redbooth, Wrike, Planview e Asana, entre outras tantas. São softwares semelhantes entre si, mas não exatamente fáceis de serem operados.

Já a brasileira Zehnk, diz Barizon, está mirando num público mais amplo, que não tem muita intimidade com a tecnologia. Taí uma boa ideia. Com muita frequência, softwares de gerenciamento corporativo exigem o reforço de um profissional qualificado. No entanto, nem todas as empresas contam com esse tipo de colaborador em suas equipes ou têm recursos para contratá-los. Franquear o livre acesso a todas as áreas do projeto também é uma das características dos softwares de CWM, respeitando a lógica dos projetos colaborativos, que não costumam ter hierarquias rígidas na sua organização. A comunicação entre as partes tem que ser ampla, geral e irrestrita, e é assim que esses programas funcionam.

O conceito de ferramentas de CWM é muito novo e certamente vai ganhar terreno não só entre os projetos colaborativos, mas também entre empresas mais tradicionais e que tenham equipes reduzidas. E diria ainda que as ferramentas de CWM podem ser usadas até mesmo para administrar projetos domésticos, como as próximas férias, ou as grandes festas de família – esses eventos que exigem um planejamento e muita paciência, como bem sabemos. Mas aí é outra história.


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SAP e Kanban: um Case Pioneiro no Brasil

A operação de um SAP ou outro sistema integrado de gestão empresarial (ERP) naturalmente envolve solicitações de diferentes áreas clientes para centros de serviços compartilhados (ou centros de competências). O processo de desenvolvimento das soluções é normalmente formado por etapas bem demarcadas, com diferentes interessados e participantes. Tem caráter multidisciplinar e costuma conviver com frases nada agradáveis como:

“O problema é que o desenvolvimento é lento e há poucos desenvolvedores!”

“O problema é na definição dos requisitos!”

“Depois de pronto, o cliente demora muito a testar!”

Em algumas empresas, as áreas possuem multiplicadores, usuários-chave, ou até mesmo equipes dedicadas a configurar o negócio na plataforma. Se, por um lado, isto traz agilidade, pode trazer dificuldades também. O nível de autonomia de atuação de um demandante, justificado pela sua urgência e pela necessidade de atender regras específicas, pode gerar duplicação de soluções (devido a falta de sinergias e reusos) e um nível de customização que cobrará seu preço no custo de manutenção e de atualizações. O negócio cria, sem saber, uma grande dívida técnica.

Estabelecer um processo conhecido por todos os participantes e adotar práticas de governança não é nada fácil, mas muito necessário. Os obstáculos são os mais diversos, a começar pelo interesse de independência dos diferentes demandantes. Além de métodos e ferramentas, será necessário habilidade, pragmatismo e coragem para que o CIO possa manter uma plataforma que não se torne um peso no custo do negócio e um elo fraco no value stream. Sim, um elo fraco, pois não conhecer e demonstrar bem essa cadeia de valor com sua importância e necessidades resultará em vários problemas como:

  • dificuldades de coordenação estratégica para os times;
  • dificuldade de capacitar os profissionais;
  • alto turn-over;
  • dependência técnica de alguns profissionais (real ou assim percebida pela companhia);
  • dificuldade de identificar e gerir a capacidade do time;
  • falta de lead-times conhecidos;
  • falta de padrões;
  • dificuldade para melhorar processos;
  • feudos de poder.

Em paralelo, as empresas enfrentam o desafio da necessidade de diversificar o portfólio de produtos para atender um mercado cada vez mais segmentado – as plataformas e seus processos precisam ser ágeis e flexíveis. Afinal, foi para isso que criamos os centros de serviços compartilhados, não é mesmo?

Tudo isso somado e temos o maior dos pesadelos para a Tecnologia: gerar a percepção de ser um empecilho às necessidades do negócio.

Vamos descrever um caso pioneiro no Brasil, que foi tema de apresentação na ASUG (Americas’ SAP Users’ Group): como a utilização de práticas ágeis do Kanban e Scrum em um Centro de Serviços Compartilhados do SAP trouxe bons resultados num cenário complexo de uma grande empresa, que exigiu ações combinadas e reorganizações estruturais.

Este caso ocorreu em um momento onde equipes multidisciplinares começariam a trabalhar juntas. Era preciso formar um time único e a jornada passaria de buscar entender o processo atual a ter indicadores definidos. Uma premissa era não fazer a gestão através de cronogramas e atividades. A meta era construir um time em torno de um objetivo único de criar um processo de gestão das solicitações.
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Na etapa inicial, a própria equipe do Centro de Serviços Compartilhados fez um levantamento do processo de trabalho: o propósito do time, quem eram os envolvidos, o que cada um está fazendo, os limites de até onde ia o trabalho, etc. Com isto, geramos a primeira versão do quadro Kanban. Foi o início da gestão visual e tivemos resultados imediatos: visualização gráfica do sistema, classificação de demandas e definição dos estados iniciais de trabalho.

Para criar um espaço de discussão e aprendizado, havia as daily meetings — encontro rápido diário onde se trocava status das solicitações atuais e das metas diárias. A métrica inicial era o fluxo acumulado — quantidade de demanda por estado.

Com o alinhamento básico do time concluído, já era possível inserir novos conceitos. Antes, era preciso classificar bem as solicitações de acordo com o valor que agregavam ao negócio e aprender a quebrar o objetivo desejado em histórias menores — conceito fundamental para dar agilidade ao sistema. O time passou a identificar o que era “Evolução” e o que era “Produção”.

Após novas discussões, o quadro Kanban passou a representar a limitação da capacidade de cada etapa do processo e o conceito de que as atividades só podem ser “puxadas” se houver “vaga” para realizá-las. Resultado: alinhamento de expectativas de prazos e entregas.

Além de políticas de trabalho, ferramentas como User Story Cards, avatares e novos ritos (planning e reviews) foram introduzidos. A participação dos clientes foi fundamental e ocorreu principalmente nos plannings, onde se realiza a quebra das histórias e definição de critérios de aceite, e nos reviews, onde se apresenta as entregas.

A próxima etapa do time foi inserir a “Retrospectiva” nos seus ritos. Neste estágio, o próprio time definia o que começar, parar ou continuar a fazer para evoluir seu processo, além de conhecer o seu lead-time.

Como resultados da adoção dessas práticas, destacamos:

Identificação de Valor e Priorização

A participação ativa do cliente e a quebra de histórias fez com que as funcionalidades que mais adicionavam valor ao negócio fossem feitas primeiras, da forma mais simples e ágil possível. Tudo com transparência e consenso entre os vários demandantes.

Paradigmas Mudam

O ambiente mais participativo e as políticas de trabalho, além de promoverem uma melhor gestão do conhecimento, quebram feudos de poder e promovem uma verdadeira reorganização espontânea. Tempo ocioso não é para ser ocupado necessariamente com solicitações, mas pode ser usado para melhorar o seu processo interno – há que se afiar o machado!

Mitos Caem

A gestão visual e os ritos ajudaram a constatar que o “gargalo” não era o desenvolvimento (testemunhamos arrependimento de quem o culpava).

Redução de Estoque

Eliminamos em muito a quantidade de código que se gerava sem um teste sequer e que era, muitas vezes, abandonado.

Otimização do Processo

Novamente a gestão visual, os ritos e as políticas de trabalho promovem uma padronização do processo permitindo sua melhoria contínua.

Por fim, longe de definir fórmulas, o objetivo foi compartilhar o quanto buscar um modelo lean de trabalho com conceitos simples pode ser muito eficaz para tratar questões da nossa era do conhecimento, com resultados concretos para os negócios.


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