Portal de Gerenciamento de Obras das Instalações Olímpicas do Rio de Janeiro

A ViaDigital assumiu, em 2013, a área de Tecnologia do Consórcio Gerenciador Concremat/ArcadisLogos (CGCA) para o Projeto de Gerenciamento de Obras das Instalações para as Olimpíadas do Rio de Janeiro em 2016.

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Perspectiva do Parque Olímpico de 2016 (Divulgação/Rio 2016).

Os desafios eram enormes! Além de ser responsável por todo o ambiente tecnológico e a necessidade de absorver o atendimento aos stakeholders do projeto (não apenas às áreas do Consórcio que, por si só, contavam com quase 100 pessoas, mas também aos profissionais da Empresa Olímpica Municipal e RioUrbe principalmente, além de Rio2016, Ministério dos Esportes, empreiteiras envolvidas e outras entidades afins), nós, da ViaDIgital, precisávamos desenvolver, em tempo recorde, o Portal de Gerenciamento de Projetos de Obras.

Implantamos metodologias ágeis para nos ajudar neste processo. Através de quadros, utilizamos a gestão à vista para trazer os principais usuários para perto do projeto, comprometendo-os. Isso nos ajudou bastante a desenhar os processos a serem controlados.

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Levantamento e discussão dos processos de negócio. A esquerda é a arrumação da sala para o workshop para a validação destes processos com os principais stakeholders do projeto.

 

Quinzenalmente no início e semanalmente em seguida, passamos a entregar as funcionalidades do Portal de Gerenciamento. A utilização da plataforma Microsoft nos ajudou muito a ganhar agilidade nas entregas, cujas as principais funcionalidades estavam baseadas no Project Server e Sharepoint.

O Sharepoint é um capítulo à parte, porém. Apesar de as áreas usuárias terem, no início, alguma restrição a esta interessante plataforma, conseguimos convencê-las de que poderíamos utilizar a ferramenta a nosso favor. E isso significava que buscaríamos, incessantemente, adequar os processos de negócio aos recursos nativos da ferramenta. Deu muito certo! E a rapidez em fazer as entregas, além de ter permitido o uso do Portal em menos tempo, conquistou a confiança destes nossos usuários, que passaram a perseguir o atendimento às suas necessidades alinhado ao potencial de recursos oferecidos pelo Sharepoint.

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Reuniões do projeto: Review com o time de desenvolvimento e validação das entregas com os principais usuários.

 

 

 

A ferramenta de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) mesmo, que era uma das grandes preocupações do Consórcio, é o maior exemplo deste ganho. A gestão da documentação dos projetos (os desenhos e plantas das instalações, em especial) e o correto controle de versionamento eram fatores críticos de sucesso e bastante complexos. Qualquer erro poderia gerar um grande atraso na entrega da obra ou a necessidade de retrabalho e grande custo adicional. No entanto, utilizando uma interface inovadora e os recursos nativos do Sharepoint, a ferramenta foi entregue com alta performance, acelerando imensamente o trabalho da Equipe de Documentação do Consórcio e das empreiteiras.

Outras ferramentas importantes também foram desenvolvidas e integradas ao Portal, como o Sistema de Medições, que tinha por objetivo aferir o consumo dos recursos nas obras e habilitar o pagamento das empreiteiras; e os Dashboards Executivos e Gerenciais, baseados nos serviços do Excel, o que propiciou uma maior facilidade no uso e a integração automática na plataforma (Microsoft) do Portal.

Assim, apenas 4 meses após o início do levantamento dos processos, a primeira versão do Portal de Gerenciamento estava no ar, mantendo, a partir daí, evoluções e entregas semanais. Ao longo do ano de 2014, mais 2 versões completas foram lançadas.

No final do ano de 2014, a equipe da ViaDigital foi reconhecida pelo seu trabalho, com destaque para o empenho do Fabrício Fujikawa, na liderança da equipe responsável pelas entregas, com direito a certificado e tudo!

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Nosso time no workshop do CGCA e a premiação do Fabrício.

 

Ainda existe um bom caminho até o início das Olimpíadas e a ViaDigital continua operando o projeto. Todo o ambiente está na nuvem, com alta disponibilidade, fazendo com que o Portal preste o seu serviço de gerar as informações necessárias para o sucesso de projeto e a entrega das instalações olímpicas a tempo dos eventos testes.

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Portal de Gerenciamento ajudando nas obras das instalações olímpicas.

Além disso, assim com as instalações olímpicas serão um presente para o Rio de Janeiro após os Jogos (algumas continuarão sendo utilizadas como praças esportivas de alto nível e outras serão transformadas em equipamentos para a comunidade), o próprio Portal de Gerenciamento será um legado para a cidade do Rio. Ele será utilizado, a partir de então, como o Portal de Projetos de Obras da Prefeitura do Rio de Janeiro para garantir a excelência na execução dos projetos da cidade.


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